TITOLO I – Principi generali

Art. 1 - Il presente regolamento contiene le norme attuative per la vita sociale dell'Associazione Italiana Siti e Abbazie Cistercensi – AISAC. Esso discende dallo Statuto, che rimane il riferimento normativo fondamentale, e lo integra.

Eventuali future modifiche potranno essere deliberate solo dal Consiglio Direttivo e saranno comunicate ai Soci.

Lo Statuto e il Regolamento sono pubblicati sul sito ufficiale dell’Associazione

TITOLO II – Gli Associati

Art. 2 - Domanda di iscrizione del nuovo socio

1. L'aspirante socio è tenuto ad accettare, nella compilazione del modulo di iscrizione, il contenuto dello statuto, del regolamento interno e il pagamento della quota associativa annuale; darà inoltre l'autorizzazione al trattamento dei dati personali.
2. Il modulo di iscrizione deve essere stampato, compilato, firmato e spedito per posta ordinaria o via mail o consegnato direttamente alla sede dell'Associazione.
3. Le persone giuridiche che presentano richiesta di iscrizione dovranno nominare un rappresentante che parteciperà alle assemblee e avrà diritto di voto in nome dell'ente che rappresenta. Il modulo di iscrizione delle persone giuridiche deve contenere l'indicazione di ragione sociale, partita IVA, sede sociale, breve descrizione dell'attività svolta, indirizzo di posta elettronica, nonché l'indicazione del rappresentante designato dall'ente.
4. Il Consiglio Direttivo, ricevuta la richiesta, decide, alla prima riunione utile, sull'ammissione dei nuovi soci che abbiano fatto richiesta di iscrizione. Qualora non siano previste riunioni del Consiglio Direttivo entro 60 giorni dalla data di ricezione della domanda, i membri del Consiglio, ricevuta tutta la documentazione, potranno esprimere il proprio parere ed il proprio voto anche per via telematica. Il voto espresso dai singoli Consiglieri circa l'ammissione non viene notificato né all'Assemblea, né al socio stesso. In caso di accettazione del socio, il Consiglio Direttivo comunica l'esito positivo della iscrizione al socio tramite i recapiti forniti. In caso di mancata accettazione, il Consiglio Direttivo provvederà a comunicare al socio le motivazioni che lo hanno escluso. L'aspirante socio potrà richiedere nuovamente l'iscrizione soltanto quando non sussistano le cause che ne hanno determinato la mancata accettazione.
5. Il socio deve versare la prima quota associativa entro un mese dall'accettazione della domanda da parte del Consiglio Direttivo, secondo le modalità prescritte da questo regolamento. A decorrere dalla data in cui il Tesoriere iscrive l'aspirante socio nel Registro degli associati, questi viene considerato socio a tutti gli effetti con tutti i diritti e gli obblighi derivanti.
6. L’iscrizione ha validità annuale ed è tacitamente rinnovata con il versamento della quota associativa.
7. Il socio può richiedere la variazione dei dati al Consiglio Direttivo che provvede ad aggiornare il Registro degli Associati. I dati anagrafici personali dei soci sono da considerarsi riservati e saranno gestibili esclusivamente dal Consiglio Direttivo che ne sarà direttamente responsabile per ogni eventuale illecito.
8. Il socio potrà recedere unilateralmente dalla Associazione dandone comunicazione in forma scritta al Consiglio Direttivo.
9. Il socio sarà considerato decaduto in mancanza del versamento della quota associativa annuale entro 30 giorni dalla data di scadenza.

Art. 3 – Tipologie di socio

1. Fondatori: sono soci fondatori coloro che hanno partecipato alla costituzione dell'Associazione con la sottoscrizione dell’atto costitutivo e hanno diritto di veto sulle candidature per il Direttivo. Versano annualmente la quota stabilita dal Consiglio Direttivo. Le persone giuridiche designano con atto pubblico un legale rappresentante o suo delegato che agisce in nome del socio fondatore.
2. Ordinari: possono fare richiesta di iscriversi all’Associazione come socio ordinario tutte le persone fisiche e le persone giuridiche che condividono le finalità dell'Associazione e che sono proprietari/gestori/curatori/diretti promotori di un sito o abbazia cistercensi o di un territorio sul quale la storia dell’ordine abbia tangibilmente influito. Il Consiglio Direttivo, ricevuta la richiesta, valuta, alla prima riunione utile, se il candidato sia in possesso dei requisiti per partecipare all’Associazione in qualità di Socio Ordinario. I Soci ordinari compongono, con facoltà di voto deliberativo, l'Assemblea. Le persone giuridiche partecipano alla vita associativa per il tramite del loro legale rappresentante o di persona da questo delegata. I Soci Ordinari in regola con il versamento della quota associativa possono essere eletti nel Consiglio Direttivo. È esclusa la temporaneità della partecipazione alla vita associativa e la trasmissibilità della qualità di Associato. I Soci ordinari versano annualmente la quota associativa stabilita dal Consiglio Direttivo
3. Sostenitori: possono presentare richiesta di iscrizione in qualità di soci sostenitori tutti coloro che condividono i principi e le finalità dell’Associazione. La richiesta è esaminata dal Consiglio Direttivo secondo le modalità descritte nell’Art. 2 del presente regolamento. I soci sostenitori possono partecipare alle assemblee in qualità di osservatori ed esprimere pareri circa le decisioni del Consiglio e dell’Assemblea dei soci. I soci sostenitori in regola con il versamento della quota associativa eleggono un rappresentante nel Consiglio direttivo. I soci sostenitori possono collaborare alle attività della Associazione in qualità di volontari
4. Benemeriti e Onorari: sono proposti dall’Assemblea tra chi si è particolarmente distinto per attività, partecipazione, contributi finanziari, donazioni liberali o nella promozione della Associazione e delle sue iniziative. Le proposte sono deliberate dal Consiglio Direttivo, che dovrà produrre una motivazione scritta della ammissione o esclusione. I soci benemeriti e onorari partecipano alla Assemblea con diritto di voto, ma non possono essere eletti alle cariche sociali.

Art. 4 – Quota associativa

I Soci Fondatori e tutti i soci che rinnovano l'iscrizione devono versare la quota associativa annuale entro 30 giorni dalla scadenza tramite accredito sul conto corrente dell'Associazione.

L'ammontare della quota associativa viene deciso dal Consiglio Direttivo, può essere modificato di anno in anno e può essere decisa una quota diversa per ogni tipologia di socio. L’ammontare della quota associativa viene anche pubblicato nel sito web dell’Associazione.

I Soci Fondatori sono tenuti a versare la quota associativa annuale entro il 31 dicembre di ogni anno ed ha validità a decorrere dal 1 gennaio dell’anno successivo.

I Soci Ordinari e Sostenitori sono tenuti a versare la quota associativa entro 30 giorni dalla data di scadenza o dalla comunicazione di accettazione della iscrizione ed ha validità 12 mesi.

Per la determinazione dei termini di validità della quota associativa annuale fa fede il Registro degli Associati redatto dal Tesoriere.

TITOLO III – Gli Organi della Associazione

Art. 5 – Organi

Sono organi dell'Associazione:

1. a) l'Assemblea degli Associati;
2. b) il Consiglio Direttivo;
3. c) il Presidente;
4. d) il Collegio dei Revisori dei Conti

Le cariche associative sono ricoperte a titolo gratuito, salvo il rimborso delle spese sostenute in relazione all’assolvimento dell'incarico stesso, preventivamente autorizzate dal Consiglio Direttivo e adeguatamente documentate, secondo le modalità previste dal presente Regolamento.

Art. 6 – Assemblea degli Associati

1. Partecipazione: all’Assemblea degli Associati partecipano: il Presidente, che la presiede, i membri del Consiglio Direttivo, il Segretario (senza diritto di voto), i soci ordinari in regola con il versamento delle quote annuali, i soci onorari, un rappresentante eletto dei soci sostenitori. All’Assemblea possono partecipare tutti i soci sostenitori in qualità di uditori.
2. Interpretazione: Quando nel corso delle sedute dell'Assemblea si presentano situazioni che non sono disciplinate dalla legge, dallo Statuto e dal presente Regolamento, la decisione è adottata dal Presidente, ispirandosi ai principi generali, udito il parere del Consiglio Direttivo e/o di un esperto nella materia specifica.
3. Sede dell’Assemblea. Le riunioni dell'Assemblea dei soci si tengono, di norma, presso la sede dell’Associazione. Le riunioni possono tenersi anche presso altre sedi per motivi di opportunità, raggiungibilità, in occasioni speciali. La sede della riunione deve essere indicata nell’avviso di convocazione.
4. L’Assemblea è convocata dal Presidente in forma scritta secondo quanto previsto dall’Art. 12 dello Statuto. I soci che intendono partecipare all’Assemblea tramite delegato devono darne comunicazione scritta indicando il nome del socio delegato. Ogni socio non può ricevere più di due deleghe.
5. Numero legale. L'Assemblea ordinaria è validamente costituita in prima convocazione quando sia presente o rappresentata almeno la metà dei soci. In seconda convocazione e per le successive, l’Assemblea si considera validamente costituita, qualunque sia il numero degli intervenuti. Il computo dei soci necessari per la legale costituzione dell’assemblea avviene prima dell’apertura dei lavori dell’assemblea. Il Presidente dell’assemblea, coadiuvato dal segretario, accertato il numero legale, dichiara aperta la seduta. Decorsa un'ora dopo quella indicata nell'avviso di convocazione senza che siano intervenuti i soci nel numero prescritto, il presidente dichiara deserta l'adunanza. Della seduta dichiarata deserta per mancanza di numero legale è steso verbale nel quale si devono indicare i nomi degli intervenuti, facendo inoltre menzione delle assenze previamente giustificate.
6. Modalità di voto. L'assemblea vota normalmente per alzata di mano. Su decisione del Presidente e per argomenti di particolare importanza la votazione può essere effettuata a scrutinio segreto. Il Presidente dell'assemblea può inoltre, in questo caso, scegliere due scrutatori fra i presenti. Qualora i soci si assentino prima delle votazioni si considereranno astenuti. Ai fini della determinazione delle maggioranze, i soci che dichiarano di astenersi dal votare si computano nel numero dei presenti necessario a rendere legale l'adunanza, ma non nel numero dei votanti.
7. Compensi. Nessun compenso né rimborso spese è dovuto ai membri dell'Assemblea, salvo che non risulti deliberato da quest'ultima per titolo diverso dalla mera partecipazione alle sue sedute.
8. Una copia del verbale, firmato dal segretario e dal Presidente, viene conservato in archivio nella sede dell'Associazione. Il verbale di ogni assemblea è a disposizione dei soci che ne facciano richiesta.

Art. 7 – Consiglio Direttivo

1. Il Consiglio direttivo è composto da un minimo di cinque e un massimo di otto membri eletti fra i Soci Fondatori e i Soci Ordinari e da un membro eletto fra i Soci Sostenitori (Art. 13 dello Statuto). I Consiglieri durano in carica tre anni e possono essere rinnovati.
2. Le riunioni del Consiglio sono convocate dal Presidente in forma scritta secondo quanto previsto dall’Art. 16 dello Statuto. I soci che intendono partecipare all’Assemblea tramite delegato devono darne comunicazione scritta indicando il nome del socio delegato. Ogni socio non può ricevere più di due deleghe.

Il Consiglio si riunisce su convocazione del Presidente e quando ne sia fatta richiesta da almeno dei dei suoi membri e comunque almeno due volte all’anno per deliberare in ordine al compimento degli atti fondamentali della vita associativa.

3. Secondo quanto previsto dall’Art. 15 dello Statuto, il Consiglio deve:
4. redigere i programmi di attività sociale previsti dallo statuto sulla base delle linee approvate dall’assemblea
5. sorvegliare l’esecuzione delle deliberazioni dell’assemblea
6. compilare i progetti e trasmettere le proposte accettate da sottoporre all’assemblea
7. stipulare tutti gli atti e i contratti di ogni genere inerenti all’attività sociale
8. formulare il regolamento interno dell’Associazione
9. deliberare circa l’ammissione, la sospensione, la radiazione, e l’espulsione dei soci
10. determinare l’importo della quota associativa annuale
11. favorire la partecipazione dei soci all’attività dell’Associazione
12. predisporre il bilancio preventivo e il bilancio consuntivo
13. eleggere il Presidente, il vice presidente e il tesoriere

Art. 8 – Presidente

1. Il Presidente è eletto fra i Consiglieri a maggioranza dei presenti. Dura in carica 3 anni e può essere rinnovato. Secondo quanto previsto dall’Art. 17 dello Statuto, in caso di decesso, decadenza, dimissioni, permanente impedimento del Presidente, il vice-presidente convoca tempestivamente il Consiglio direttivo per la nomina del nuovo presidente, che dura in carica fino alla scadenza naturale del Consiglio Direttivo.
2. Il Presidente ha la legale rappresentanza della Associazione nei confronti di terzi ed in giudizio.
3. Presiede le riunioni del Consiglio Direttivo e dell’Assemblea dei Soci
4. Ha facoltà di invitare a prendere parte alle sedute dell’Assemblea altre persone quando lo ritenga utile in relazione all'esame di specifici temi
5. Il Presidente può, sotto la sua responsabilità, adottare gli atti di competenza del Consiglio

direttivo, sottoponendoli a ratifica dello stesso nella prima seduta utile.

Redige i verbali delle Assemblee e delle riunioni del Consiglio Direttivo, coadiuvato dal Segretario e dal Tesoriere

1. In caso di assenza o impedimento del Presidente, tutte le sue mansioni spettano al Vice Presidente

Art. 9 – Vice-Presidente

E’ eletto dal Consiglio Direttivo fra i consiglieri, secondo quanto previsto dagli Art. 13 e 15 dello Statuto.

Dura in carica tre anni e può essere rieletto. Sostituisce il Presidente nelle sue funzioni per delega di quest’ultimo e in caso di suo impedimento temporaneo. Convoca tempestivamente il Consiglio direttivo per la nomina del nuovo presidente, in caso di decesso, decadenza, dimissioni, permanente impedimento del Presidente in carica.

Art. 10 – Tesoriere

E’ individuato dal Consiglio Direttivo al proprio interno, secondo gli Art. 13 e 15 dello Statuto. Qualora fra i Consiglieri non vi siano persone con i requisiti adatti a svolgere il compito, il Consiglio può nominare una persona esterna, anche fra i non associati. Il ruolo è svolto a titolo gratuito.

Il Tesoriere provvede alla riscossione delle quote associative e al pagamento delle spese; cura la tenuta dei documenti contabili e quanto altro inerente all’amministrazione finanziaria dell'Associazione. Redige, insieme al Presidente, il bilancio consuntivo e di previsione; tiene il Registro degli associati.

Art. 11 – Collegio dei Revisori dei Conti

Il Collegio dei Revisori dei Conti è composto secondo quanto previsto dall’Art. 20 dello Statuto ed assume i compiti enunciati nell’Art. 21 dello Statuto.

Art. 12 – Segretario

Il Segretario è individuato dal Consiglio Direttivo fra i soci ordinari e sostenitori.

Il Segretario coadiuva il Presidente e rende esecutive le delibere del Consiglio. Contribuisce a redigere i verbali dell'Assemblea dei Soci e delle riunioni del Consiglio Direttivo. Provvede ad inviare le convocazioni delle Assemblee dei Soci e delle riunioni del Consiglio Direttivo. Provvede ad aggiornare l’indirizzario della Associazione. Collabora con il Presidente e il Consiglio nelle attività organizzative.

TITOLO IV – Varie

Art. 13 – Rapporti con l’esterno

Perseguendo le finalità enunciate nell’Art.2 e secondo quanto previsto dall’Art. 3 dello Statuto, l’Associazione potrà stipulare accordi e contratti con aziende o enti pubblici e privati, per eventi occasionali o in modo continuativo, anche di carattere economico. Ogni attività dovrà essere approvata dal Consiglio Direttivo, presentata alla Assemblea dei soci ed essere inserita nella programmazione annuale della attività.

Art. 14 – Comunicazione ai soci e mailing list

La mailing-list è il mezzo principale attraverso il quale vengono fatte le comunicazioni fra i soci, inclusa la convocazione per le assemblee. Ove un socio sia impossibilitato a ricevere tali comunicazioni per via telematica, deve fare espressa richiesta di riceverle per posta normale o per altra via specificata.

Per i soci e per gli interessati in generale è attiva una mailing-list: la richiesta di inserimento (automatico al momento dell'iscrizione) può essere effettuata inviando una mail all'indirizzo AISAC:Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo., specificando che si desidera ricevere le comunicazioni e la newsletter dell'associazione. Per porre fine al servizio, è sufficiente inviare una mail allo stesso indirizzo inserendo nel titolo: CANCELLAZIONE.

Per informazioni, proposte o richieste di chiarimento è possibile rivolgersi al medesimo indirizzo mail che ha anche valore istituzionale. Ad esso hanno accesso tutti i membri del Consiglio Direttivo.

Art. 15 – Sito web

Il sito web è uno degli strumenti principali con cui l'Associazione intende pubblicizzare la sua azione e tenere contatti con i soci. E' cura del Consiglio Direttivo o di membri opportunamente designati da esso gestire ed aggiornare i contenuti del sito internet dell'Associazione, all'indirizzo https://www.abbaziecistercensi.it

Il Consiglio Direttivo è responsabile di tutti gli strumenti mediatici (internet, posta elettronica, forum, etc.), ne possiede le password di accesso, è amministratore di tali strumenti e ne modera i contenuti e le discussioni.

Art. 16 – Trattamento dei dati personali

Il registro degli associati viene conservato nel rispetto delle vigenti normative sul trattamento e la tutela dei dati personali (D. Lgs. 196/2003 e GDPR - Regolamento UE 2016/679 ). Il titolare del trattamento è l'Associazione nella persona del legale rappresentante. I dati personali dei soci saranno conservati e trattati esclusivamente per uso interno e non verranno forniti a terze parti in alcun caso, ad eccezione delle Pubbliche Autorità alle quali, su richiesta, dovranno essere forniti per gli scopi previsti dalla legge.

NORME TRANSITORIE

A far tempo dalla costituzione della Associazione e fino alla prima convocazione dell’Assemblea il Consiglio direttivo è composto dai Soci Fondatori.